Организовав склад под ответственное хранение в соответствии с разработанными инструкциями, следует разработать программу контроля над правильностью технологического процесса на нем.
Организовав склад под ответственное хранение в соответствии с разработанными инструкциями, следует разработать программу контроля над правильностью технологического процесса на нем.
Виды контроля над работой склада
Проверить эффективность установленных правил работы склада можно при помощи:
- Периодического контроля. Он проводится через определенный промежуток времени и позволяет оценить основные этапы деятельности. Однако данный вид контроля не позволяет оперативно реагировать на складывающуюся ситуацию.
- Регулярного контроля. Он позволяет систематизировать проводимые мероприятия с целью оценки качества.
Создание контрольно-ревизионной группы
Обеспечивая ответственное хранение товара, логистическая компания должна больше акцентироваться на регулярном контроле, для чего следует создать контрольно-ревизионную группу. Независимость КРГ позволит эффективнее выполнять контрольные функции, избегая при этом сокрытия недостатков из-за чьей-либо заинтересованности.
Заключая договор с клиентом, организуя ответственное хранение оборудования или любого продукта, логистическая компания обязуется обеспечить:
- своевременность работы;
- точное количество продукта;
- его надлежащее качество.
КРГ выполнит при этом контролирующие функции, не допуская нарушений принятых компанией обязательств.
Когда требуется создание контрольно-ревизионной группы
Если логистическая компания на определенном этапе своего развития сталкивается с некоторыми трудностями контроля над складской работой, то следует прибегнуть к созданию КРГ. Среди основных предпосылок к таким действиям следует выделить:
- Высокая оборачиваемость склада. Отрицательно на качество работы склада может влиять повышенный объем операций на нем. В этом случае контроль можно осуществлять:
- С привлечением сотрудника склада после выполнения любой основной операции на складе. Получится экономия на работниках, но снижается объективность проверки, способная привести к серьезным недостаткам.
- Специально созданной группой сотрудников, наделенных исключительно контрольными функциями. Численность работников возрастет, но появится оперативность выявления и устранения ошибок и нарушений.
- Сложный технологический процесс. При работе с разными клиентами имеются определенные нюансы. При проверке работы склада сотрудниками можно упустить некоторые из них, что никогда не допустит специализированная ревизионная служба.
- Понижение уровня сервиса для клиентов. Если появляются определенные недовольства со стороны клиентов по работе склада, то следует внедрить систему контроля в технологический процесс, поскольку он может выявить ошибки и нарушения на любом этапе работы.
Направления работы контрольно-ревизионной группы
Компания, предлагающая склад под ответственное хранение, создает КРГ для осуществления контроля над:
- процессом входа-выхода на территорию склада;
- операциями, связанными с передачей товарно-материальных ценностей и документов на них;
- процессом инвентаризации;
- качеством выполнения операций на складе.
При этом сотрудники, работающие в КРГ, осуществляют общий контроль над всеми выполняемыми на складе операциями. Для выполнения данной задачи составляется план проведения проверок определенных операций на определенный период. Зафиксированные в ходе проверки нарушения подлежат обязательному фиксированию. С целью недопущения аналогичных фактов специалистами КРГ проводится соответствующий инструктаж для персонала на складе.
Дополнительно к плановому контролю выполняются проверочные мероприятия в режиме on-line. Обычно к нему прибегают при внезапном обнаружении клиентом или сотрудником склада какой-либо ошибки или нарушения. Итоги таких проверок отражаются в отдельном отчете. Одновременно с составлением отчета:
- устраняется допущенная ошибка;
- регистрируется виновное лицо;
- принимаются меры для недопущения подобных инцидентов.
В отношении допустившего нарушение исполнителя могут быть приняты меры реагирования:
- начисление штрафов;
- снижение заработной платы;
- перевод на другую должность;
- увольнение.
Положительные эффекты создания контрольно-ревизионной группы
Создание в логистической компании КРГ позволит достичь следующих положительных моментов в ее работе:
- Уменьшение поступающих от клиентов претензий.
- Высокая точность при выполнении заказов клиентов.
- Высокая точность учета находящихся на складе товаров.
- Сокращение выявляемых при инвентаризации потерь.
- Повышение скорости осуществления операций на складе.
- Возможность проведения инвентаризации в удобное для владельцев и клиентов склада время.
- Регламентация порядка доступа на склад.
Русский
English